Praxen, die Sachzuwendungen oder Geschenke an ihre Arbeitnehmende verteilen, können von steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Vergünstigungen profitieren, sofern bestimmte Grenzen eingehalten werden. Solche Zuwendungen können sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit steigern als auch für den Arbeitgeber steuerlich vorteilhaft gestaltet werden.
Dipl.-Finanzwirt (FH) Stefan Rattay
Aufwendungen des Arbeitgebers für Sachleistungen oder Geschenke können regelmäßig als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Sie sind jedoch grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig, da sie als Teil des Arbeitslohns gelten. Es gibt jedoch Ausnahmen, bei denen bestimmte Sachzuwendungen steuerlich begünstigt oder sogar komplett steuer- und sozialversicherungsfrei sind. Übliche Aufmerksamkeiten aus einem besonderen persönlichen Anlass, wie Geburtstagsgeschenke, Hochzeitspräsente oder kleine Jubiläumsgeschenke, sind steuerfrei, sofern der Wert des Geschenks die Freigrenze von 60,00 € brutto je Anlass nicht überschreitet. In solchen Fällen fallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge an. Beispiele für steuerfreie Aufmerksamkeiten sind unter anderem Blumensträuße, Weinflaschen und Gutscheine oder kleine Sachgeschenke. Diese Regelung soll es Unternehmen erleichtern, besondere Anlässe im Leben ihrer Mitarbeitenden ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand würdigen zu können.
/// Steuerfreie Sachbezüge
Darüber hinaus bleiben sonstige Sachbezüge, wie etwa Gutscheine oder Geldkarten, steuerfrei, wenn der monatliche Wert von 50,00 € brutto nicht überschritten wird. Hierbei handelt es sich um eine Freigrenze, die auch auf mehrere Sachbezüge im Monat angewendet werden kann. Solche Sachbezüge sind ebenfalls von der Sozialversicherungspflicht befreit, solange die Freigrenze eingehalten wird. Für Sachzuwendungen, deren Wert die genannten Grenzen übersteigt, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für alle betroffenen Arbeitnehmende pauschal mit 30% übernehmen. In diesem Fall sind die Zuwendungen allerdings nicht sozialversicherungsfrei.
Zuwendungen an Arbeitnehmer im Rahmen von Betriebsveranstaltungen, wie etwa Weihnachtsfeiern oder Sommerfesten, bleiben lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, sofern der Wert der Zuwendungen pro Veranstaltung und Arbeitnehmenden 110,00 € nicht übersteigt. Diese Regelung gilt maximal für zwei Veranstaltungen pro Jahr. Für Zuwendungen, die diesen Freibetrag überschreiten, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25% übernehmen, wobei auch der Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer hinzukommen. Solche pauschal versteuerten
Zuwendungen bleiben beitragsfrei in der Sozialversicherung. Allerdings steht nach der Finanzverwaltung bei Überschreitung des Freibetrags die Befriedigung des privaten Bedarfs im Vordergrund, wodurch – mangels betrieblicher Verwendung – gleichzeitig der Vorsteuerabzug für die gesamte Veranstaltung entfällt.
/// Weihnachtsgeschenke und pauschale Versteuerung
Weihnachtsgeschenke, die außerhalb von Betriebsveranstaltungen überreicht werden, können im Rahmen der monatlichen Freigrenze von 50,00 € steuerfrei sein. Alternativ besteht die Möglichkeit, solche Geschenke nach § 37b EStG mit 30% pauschal zu versteuern. Diese Pauschalversteuerung muss jedoch einheitlich für alle Zuwendungen an Arbeitnehmende im jeweiligen Kalenderjahr vorgenommen werden. Die Überlassung von betrieblichen Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten an Arbeitnehmer zur privaten Nutzung bleibt lohnsteuerfrei. Dies umfasst auch die Überlassung von Software sowie damit verbundene Telekommunikationskosten. Die Steuerfreiheit basiert auf § 3 Nr. 45 EStG und gilt unabhängig vom Wert der überlassenen Geräte. Wird hingegen ein solches Gerät unentgeltlich oder verbilligt an den Arbeitnehmer übereignet, liegt Arbeitslohn vor. Dieser kann jedoch pauschal mit 25% versteuert werden. Auch in diesem Fall bleibt die Zuwendung sozialversicherungsfrei.
Sachzuwendungen an Arbeitnehmende bieten Unternehmen vielfältige Möglichkeiten, ihre Mitarbeitende zu motivieren und gleichzeitig von steuerlichen Vergünstigungen zu profitieren. Es ist jedoch entscheidend, die geltenden Grenzen und Voraussetzungen genau zu kennen, um steuerliche Vorteile optimal nutzen zu können. Insbesondere bei der pauschalen Versteuerung können komplexe Regelungen greifen, die einer präzisen Planung bedürfen.
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Stefan Rattay
Steuerberater, Fachberater für internationales Steuerrecht
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