New Work meint nicht nur eine 4-Tage-Woche. Unter dem Schlagwort „New Work“ wird eine neue Arbeitswelt beschrieben, die von Selbstbestimmung der Mitarbeitenden geprägt ist.
Dazu gehört nicht nur Flexibilität bei Arbeitszeit und -ort, sondern auch ein neuer Führungsstil: Vertrauen und Coaching statt Kontrolle durch die Chefin sind angesagt. Und dann wären da noch Motivation durch gemeinsames Arbeiten an einer Vision für das Unternehmen, mehr Zeit für sinnstiftende Tätigkeiten durch den Einsatz neuer Technologien und eine offene Raumgestaltung, die zu Engagement und Innovationen einlädt. Lesen Sie, warum es sich lohnt, diese Arbeitsform für Ihre Zahnarztpraxis zu prüfen.
/// Hintergrund
Der österreichisch-amerikanische Sozialphilosoph Frithjof Bergmann gilt als Begründer der New Work-Bewegung. Ende der 1970er-Jahre entwickelte er das Konzept als Gegenmodell zur traditionellen Lohnarbeit und erprobte es in den 1980er-Jahren in der Automobilbranche. Sein Motto: „Arbeit, die man wirklich, wirklich will“. Anfang der 2000er-Jahre kam New Work als Trend mit dem Fokus auf die praktische Umsetzung wieder auf und mündete schließlich in eine etwas verwaschene Mischung aus Ideen für die Arbeit der Zukunft, in das auch die digitale Transformation, die Globalisierung und der Einfluss von Künstlicher Intelligenz (KI) hineinspielen.
/// Warum kann New Work in der Zahnarztpraxis sinnvoll sein?
Die Standardabläufe in Zahnarztpraxen folgen meist idealtypischen Strukturen und Prozessen, die auf der Annahme aufbauen, dass (zumindest meistens) alles rundläuft. Doch wenn wir ehrlich sind, läuft es an den wenigsten Tagen wirklich rund. Wiederkehrende Probleme wie Personalmangel, Notfälle, Teamkonflikte, Missverständnisse zwischen Anmeldung und Behandlungszimmer oder ein hohes Beschwerdeaufkommen durch die im System der gesetzlichen Krankenversicherung notwendige enge Termintaktung sind an der Tagesordnung. New Work kann helfen, dies in den Griff zu bekommen. Denn:
- New Work spart Zeit und Nerven. Durch die Aktivierung und Befähigung von Mitarbeitenden verteilt sich die Arbeit auf mehrere Schultern. Der Laden läuft, auch wenn Führungskräfte durch Urlaub oder Krankheit ausfallen.
- New Work macht Mitarbeitende zufriedener. Die Fluktuation im Bereich der Angestellten sinkt, die Attraktivität als Arbeitgeber steigt und es lassen sich leichter neue Mitarbeitende finden.
/// Wie können Sie New Work in Ihrer Praxis umsetzen?
Nachfolgend stellen wir Ihnen einige der aktuell praktizierten Arbeitsmodelle des New Work-Paradigmas vor.
/// Homeoffice
Mobiles Arbeiten und Zahnarztpraxis müssen sich nicht ausschließen. Natürlich können weder Behandlungsassistenz noch Patientenbetreuung von zu Hause stattfinden. Doch insbesondere die Leistungserfassung und Rechnungsstellung bieten sich als Tätigkeiten im Homeoffice an. Und auch andere Aufgaben können im Homeoffice erledigt werden: die Aktualisierung des Qualitätsmanagements, die Urlaubsplanung, die Materialbestellung und -verwaltung, die Buchhaltung, die Recalls, die Laborverwaltung, die Personalplanung, -entwicklung und -verwaltung, das Erstellen von Arbeitszeitplänen, die Fortbildungsplanung oder die Pflege des Terminkalenders – um nur einige zu nennen.
Für Zahnärzte erscheinen Videosprechstunden aus dem Homeoffice höchstens im Selbstzahlerbereich als Folgeberatungen möglich, wenn die ordnungsgemäße Versorgung der Patienten sichergestellt wird – dies sollte bei Beratungen kein Problem sein. In der GKV kommt die Videosprechstunde derzeit nur im Ausnahmefall überhaupt in Betracht: von zu Hause, dann auch nur nach Genehmigung durch die zuständige KZV – hier werden Aufwand und Nutzen nur selten im Einklang stehen.
Technische Bedingungen wie ein Dienst-Laptop und ein verschlüsselter VPN-Zugang zum Praxisnetzwerk sind in jedem Fall vonnöten, (datenschutz-)rechtliche Grundlagen sind ebenfalls zu beachten – hier muss der IT-Dienstleister helfen.
/// Rollen statt Hierarchien
Im klassischen Praxissetting übernimmt (neben dem Chef / der Chefin) die Leitende ZFA bzw. die Praxismanagerin Führungsaufgaben: Sie koordiniert Praxisabläufe, Personalplanung und Qualitätsmanagement, bildet die Schnittstelle zwischen Zahnärzten, Kollegen und Patienten. Doch dieses System ist anfällig. Eine unbeliebte Praxismanagerin kann das ganze Team lahmlegen. Aus dem Machtgefälle können Unzufriedenheiten und Generationenkonflikte entstehen. Eine ausgefallene Praxismanagerin bedeutet liegen bleibende Arbeit, die der Praxisinhaber übernehmen muss.
Der New Work-Ansatz: rotierende Verantwortlichkeit. Alle ZFA ab einer bestimmten Betriebszugehörigkeit werden mit einer Weiterbildung zur Praxismanagerin qualifiziert und wöchentlich wechselt die Leitungsverantwortung. So erlebt jeder die Führungsperspektive und merkt, dass das alles nicht so leicht ist, wie man es sich als Teammitglied oft vorstellt. Dadurch entwickeln sich ein besseres Verständnis für die Führungskraft und bessere Vertretungsregelungen. Wenn einem Mitarbeitenden eine Vorgehensweise nicht passt, kann er in seiner „Führungswoche“ etwas anderes ausprobieren.
/// Agiles Teammeeting
Im klassischen Meeting informiert der Praxisinhaber über Neuigkeiten, die oft gar nicht für alle relevant sind, es folgen ausufernde Diskussionen über Konflikte im Team, die nahtlos in private Gespräche übergehen, bis der Praxisinhaber alle wieder an die Arbeit scheucht. Spaß machen solche Meetings selten und die Mitarbeitenden bleiben „Entscheidungskonsumenten“. Die agilen Meetingformate im New Work-Ansatz dagegen beginnen mit einem „Check in“: Jeder erzählt ganz kurz, wie es ihm geht. So wissen alle, dass Oliver heute etwas unkonzentriert ist, weil er Kopfschmerzen hat, und Katja bereit ist, in der letzten Woche vor dem Urlaub noch mal ranzuklotzen. Anstatt es sich im Pausenraum gemütlich zu machen, steht man gemeinsam am Empfangstresen und bleibt dadurch wacher und engagierter.
Geleitet wird das Meeting nicht von der Führungskraft, sondern von einem zum Moderator bestimmten, wechselnden Teammitglied. Der Moderator sorgt dafür, dass Wortbeiträge nicht länger als eine Minute dauern oder Entscheidungsprozesse einer vorgegebenen demokratischen Struktur folgen. Zum Beispiel: Ein Antragsteller stellt ein Thema und drei Lösungsansätze vor, jeder Anwesende hat eine Minute Zeit, sich dazu zu äußern, dann wird abgestimmt.
/// Das Aufgaben-Dashboard
Anstatt zusätzlich zum Alltagsgeschäft anstehende Aufgaben an einzelne Personen zu verteilen und auf ihre Leistung angewiesen zu sein, kann im New Work-Setting ein großes Aufgaben-Dashboard an die Wand gehängt werden. Auf Klebezetteln werden die Aufgaben notiert und in die erste Tabellenspalte gehängt: Urlaubsplan für das Jahr erstellen, Inventur des Hygienematerials und ggf. Nachbestellung, … Jede Mitarbeitende kann sich Aufgaben vornehmen, indem sie ihren Namen auf den Zettel einträgt und ihn im Laufe des Prozesses in verschiedene Tabellenspalten am Dashboard hängt:
- „ist in Arbeit“,
- „benötigt Zuarbeit/Entscheidung“,
- „ist erledigt“.
Alle tragen gemeinsam die Verantwortung dafür, dass am Ende der Woche sämtliche Aufgaben in der „Erledigt“-Spalte hängen. Dieses Vorgehen ist auch als „Kanban-Prinzip“ bekannt; Details hierzu in ZP 12/2022, Seite 15.
/// Wie fängt man am besten an?
Wer New Work in den Praxisalltag integrieren möchte, sollte zunächst an einer Fortbildung zum Thema „Agile Leadership“, „New Work Expert“ o. ä. teilnehmen, um die Grundsätze des New Work zu verstehen und Handlungsideen an die Hand zu bekommen. Es gibt Angebote, die konkret auf das Gesundheitswesen zugeschnitten sind.
Auch die Mitarbeitenden müssen für die Vorteile der neuen Formen der Zusammenarbeit erst sensibilisiert werden und sie einüben. Dafür eignen sich regelmäßige interne Schulungen. Manche Einsteigermethoden können Sie aber auch einfach einmal ausprobieren. So gibt es online verschiedenste Leitfäden für agile Meetingformate, die frischen Wind in Ihre Zahnarztpraxis bringen.
– KONTAKT
WWS Wirtz, Walter, Schmitz GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Steuerberatungsgesellschaft
Wilhelm-Strauß-Straße 45-47,
41236 Mönchengladbach
www.wws-gruppe.de