Zahlungsverkehr: Kartenzahlung in der Zahnarztpraxis?
Kartenbezahlsysteme (EC-Karte, Apple Pay usw.) kennen Ihre Patienten aus dem Alltag. Sollten deshalb auch Zahnarztpraxen das bargeldlose Zahlen anbieten – etwa für eine Zahnreinigung? Immerhin haben sich CDU/CSU und SPD im Koalitionsvertrag dazu bekannt, neben Bargeld zukünftig mindestens eine weitere elektronische Zahlungsoption für alle Unternehmen mit Kundenkontakt, also auch Zahnarztpraxen, schrittweise verpflichtend einzuführen. Doch lohnt sich das?
Redaktion
/// Die Vorteile
Bargeldloser Zahlungsverkehr trägt zur Vereinfachung des Praxismanagements bei. So reduziert sich das Bargeldhandling (kein Eintrag ins Kassenbuch, kein Wechselgeld besorgen, Bargeld muss nicht bei der Bank eingezahlt werden etc.). Und es kommt zur Erleichterung für die Buchhaltung: Rechnungen müssen nicht versendet, Zahlungseingänge nicht mit Rechnungen abgeglichen werden, Mahnschreiben werden bei Direktzahlungen obsolet. Da Kartenlesegeräte die Transaktionen digital speichern können, ist es möglich, die Zahlungen in das Praxismanagementsystem bzw. in eine geeignete Buchhaltungssoftware zu importieren, systemabhängig auch vollautomatisiert.
Für Patienten, die bargeldloses Zahlen aus ihrem Alltag gewohnt sind, ist diese Zahloption, bevor sie zur Pflicht wird, schon heute ein besonderer Service ihrer Zahnarztpraxis.
/// Die Kosten
Die bei bargeldlosem Zahlen für die Praxis entstehenden Kosten sind relativ schwierig zu vergleichen, da die Anbieter verschiedene Kostenmodelle für das Kartenlesegerät und die Transaktionsgebühren offerieren. Praxisgröße und das Leistungsangebot der Praxis inklusive individueller Zusatzleistungen beeinflussen, welches Vertragsmodell für die Praxis am sinnvollsten und kostengünstigsten ist. In die Tarife eingerechnet werden die
– Fixkosten (Einrichtungsgebühr, monatliche Leasinggebühr für das Kartenlesegerät, fixe Gebühren für Transaktionen, Betriebspauschalen, Gebühren für Updates),
– variablen Kosten (Mindesttransaktionsvolumen, Gebühren pro Transaktion mit Debit- oder -Kreditkarte) sowie die
– Vertragsdauer (in der Regel gilt: je länger die Vertragsdauer und je höher die Betriebspauschale sowie das Mindesttransaktionsvolumen, desto geringer die Gebühren pro Transaktion).
Daraus ergeben sich die verschiedensten Kostenmodelle, die sich vom flexiblen Einsteigertarif ohne feste monatliche Grundgebühr bis z. B. zur Zahlung nur bei Umsatz von dann einer fixen Gebühr von bspw. 0,99 Prozent pro Transaktion erstrecken.
Übergreifende Tarifvergleiche zwischen verschiedenen Anbietern müssen Interessierte selbst vornehmen; es gibt aber Anbieter, bei denen Praxen zwischen mehreren Tarifen wählen und dafür den anbietereigenen Tarifrechner nutzen können, der unter Berücksichtigung des Gerätetyps, dem monatlichen bargeldlosen Umsatz und durchschnittlichen Warenkorb den günstigsten Tarif errechnet. So empfiehlt sich möglicherweise für Praxen, die noch nicht wissen, wie die Patienten das bargeldlose Bezahlen annehmen oder bei denen sicher nur wenige Patienten das Angebot zur Kartenzahlung nutzen, ein Tarif ohne monatliche Grundgebühr, auch wenn die Transaktionsgebühr pro Zahlung dann höher ist als bei anderen Tarifen.
Für einen „echten“ Kostenvergleich hinsichtlich der Frage, ob sich der Service bargeldloses Zahlen lohnt, müssen die Gebühren, die Praxen möglicherweise bisher an das von ihnen beauftragte Factoring-Unternehmen leisten, gegengerechnet werden. Auch die Aufwand- und Kostenersparnis der eigenen Praxismitarbeiter sollte in die Berechnung einfließen.
/// Der Bedarf
Praxen müssen auch überlegen, welche Zahlungsmittel installiert werden sollen. Derzeit ist die Girocard in Deutschland die am häufigsten genutzte Zahlungsart, sodass diese Kartennutzung für das bargeldlose Zahlen auf jeden Fall möglich gemacht werden sollte. Ein Kreditkarteneinsatz kann aus Patientensicht interessant sein, die Transaktionskosten sind allerdings meist weniger attraktiv als bei der Girocard.
Wer möchte, kann als Zahlungsmittel auch NFC-fähige (Near Field Communication) Smartphones oder -watches mit Diensten wie Apple Pay oder Google Pay zulassen. Eine weitere Variante ist Tap to pay. Ohne Terminal, aber mit der Voraussetzung von NFC-fähigen Geräten auf beiden Seiten (und mit App oder QR-Code) kann der Patient mit Karte oder Smartphone kontaktlos direkt auf Ihr (Praxis-)Smartphone zahlen (z. B. SumUp oder MONEI Pay).
Zur Frage des Terminals: In der Praxis wird das etwas günstigere stationäre Terminal (mit Kabel) am Empfangstresen ausreichen, ein mobiles Gerät kostet nur ein paar Euro mehr, ist dafür aber dann auch in der ganzen Praxis einsetzbar. Viele Terminals können bereits beide Funktionen kombinieren und auch Zahlungen im Offline-Modus zwischenspeichern, die bei einem späteren Verbindungsaufbau automatisch übermittelt werden.
Die Vertragsbindung gehört auch auf den Prüfstand, denn sie bestimmt die Praxis-Flexibilität, aber auch die Gebühren. Lange Laufzeiten sind häufig mit niedrigeren Grundgebühren bzw. günstigeren Konditionen verknüpft. Experten zufolge bewegt sich der Markt „zunehmend zu flexiblen Modellen ohne Vertragsbindung. Anbieter wie SumUp und Zettle [jetzt PayPal; Anm. d. Red.] haben gezeigt, dass Pay-as-you-go-Modelle mit einmaligem Gerätekauf funktionieren“ – für kleine Unternehmen scheint das vorteilhaft. Ein Blick auf die Kündigungsfrist lohnt sich ebenfalls, damit sich der Vertrag nicht automatisch verlängert.