In der letzten Ausgabe haben wir uns mit dem Firmenwagen und der Besteuerung der privaten Nutzung durch den Zahnarzt/ Unternehmer beschäftigt. Heute stellen wir Ihnen den umgekehrten Fall, nämlich die betriebliche Nutzung des privaten Pkws, vor.
Zahnärzte bzw. Unternehmer stellen sich immer wieder die Frage, ob bzw. wie mittels Reisekosten Steuern gespart werden können. Um zu verstehen, welche grundsätzlichen Regelungen gelten, widmen wir uns zunächst dem Begriff der dienstlichen Fahrten.
Christian Erbacher, Elena Frietsch
/// Dienstliche Fahrten – was fällt alles darunter?
Bei der Nutzung eines privaten Pkws für Fahrten zwischen Wohnsitz und Praxis kann zur Abgeltung der tatsächlichen Kosten die sog. Entfernungspauschale mit 0,30€ pro Arbeitstag und Kilometer (einfache Strecke) angesetzt werden.
Alle weiteren Fahrten – über den eigenen Arbeitsweg hinaus – die betrieblich veranlasst sind, können vom Zahnarzt/Unternehmer als Reisekosten angesetzt werden. Typische Beispiele für dienstlich veranlasste Fahrten sind zum Beispiel:
- der Besuch von Fortbildungen und Messen
- Haus- bzw. Patientenbesuche
- Treffen mit Geschäftspartnern
/// Welche Kosten dürfen als sog. Reisekosten angesetzt werden?
- Die Fahrtkosten
Nutzt der Zahnarzt/Unternehmer für Dienstreisen seinen privaten Pkw, kann auch hier zur Abgeltung der dafür entstandenen Kosten die Entfernungspauschale als Ermittlungsmethode gewählt werden. Anders als bei den Fahrten zwischen Wohnsitz und Praxis erfolgt die Berechnung nicht nur mit der einfachen Strecke, sondern es dürfen die gesamten gefahrenen Kilometer der Dienstreise angesetzt werden. Die entstandenen Fahrtkosten können somit mit 0,30€ pro gefahrenen Kilometer abgegolten werden.
Als Alternative zum pauschalen Ansatz kommt ein Ansatz der tatsächlich entstandenen Fahrtkosten besonders dann in Betracht, wenn die Dienstreise nicht mit dem eigenen Pkw angetreten wird.
Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel oder die Nutzung eines extra für die Dienstreise beschafften Mietwagens sowie hierfür anfallende Nebenkosten (z.B. Spritkosten, Sitzplatzreservierung etc.) können anhand der Belege mit den tatsächlichen Kosten angesetzt werden.
- Kosten der Unterkunft
Auch die Kosten für Übernachtungen können als Betriebsausgaben vollständig abgezogen werden. Sofern höhere Übernachtungskosten durch die Begleitung von Angehörigen oder anderen nahestehenden Personen anfallen, sind die Kosten der Übernachtung nur in der Höhe als Betriebsausgaben abziehbar, die für den alleinigen Aufenthalt angefallen wären.
(H)ELP-Tipp: Das Frühstück im Hotel gehört nicht zu den Übernachtungskosten.
- Verpflegungskosten
Aufwendungen für die Verpflegung, wie z.B. das bereits erwähnte Hotelfrühstück, können nicht mit den tatsächlichen Kosten angesetzt werden. Werden die Kosten für Verpflegung dennoch vom betrieblichen Bankkonto bezahlt, handelt es sich steuerrechtlich um Privatentnahmen.
(H)ELP-Tipp: Die tatsächlichen Aufwendungen für die eigene Verpflegung werden mit Verpflegungspauschalen abgegolten. Die Höhe dieser so genannten „Verpflegungsmehraufwendungen“ orientiert sich an der Dauer der Abwesenheit, es gilt:
- bei eintägigen Dienstreisen mit einer Abwesenheit von 8 Stunden oder weniger kann keineVerpflegungspauschale geltend gemacht werden
- bei einer eintägigen Reise mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden kann eine Verpflegungspauschale in Höhe von 14,00 € angesetzt werden (vor 2020: 12,00 €)
- ist der Zahnarzt/Unternehmer auf einer mehrtägigen Dienstreise, gilt für den An- und Abreisetag eine Pauschale für Verpflegung von jeweils 14,00 €, für die Tage dazwischen gilt eine Pauschale von jeweils 28,00 € (vor 2020: 12,00 € und 24,00 €)
- Reisenebenkosten und Nebenleistungen
Trinkgelder, Parkscheine, Kosten für die Aufbewahrung von Gepäck o.ä. gehören zu den Reisenebenkosten und sind mit ihren tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben abziehbar.
(H)ELP-Praxisbeispiele:
Der Zahnarzt/ Unternehmer hat im Jahr 2020 drei verschiedene Fortbildungen besucht, und zwar:
- Online-Fortbildung (Montag bis Freitag, 8:00 – 17:00 Uhr)
- Fortbildung mit Präsenztermin (1 Tag von 9:00 – 16:00 Uhr)
- Fortbildung mit Präsenzterminen (4 Tage, mit Übernachtung vor Ort)
zu 1.)
Für die Online-Fortbildung können keine Reisekosten geltend gemacht werden. Auch eine Verpflegungspauschale kommt nicht in Betracht, da der Zahnarzt/ Unternehmer die Fortbildung aus seiner Praxis bzw. von Zuhause besuchen konnte. Als Betriebsausgaben abziehbar sind allein die ggf. anfallenden Kosten für die Fortbildung selbst.
zu 2.)
Die Fortbildung mit Präsenztermin hat eine Dauer von 7 Stunden. Sofern Hin- und Rückfahrt zusammen unter einer Stunde dauern, kann keine Verpflegungspauschale geltend gemacht werden. Beträgt die Dauer der Abwesenheit über 8 Stunden, kann eine Pauschale von 14,00 € angesetzt werden. Darüber hinaus können die Fahrt- und Fortbildungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden.
zu 3.)
Bei der 4-tägigen Fortbildung mit Übernachtungen handelt es sich um eine mehrtägige Dienstreise. Die tatsächlich entstandenen Verpflegungskosten werden somit mit den Verpflegungspauschalen abgegolten. Insgesamt können 56,00 € Verpflegungspauschale abgezogen werden ( 2 x 14,00 € + 2 x 28,00 €). Darüber hinaus können die Übernachtungs- und Fortbildungskosten in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die Fahrtkosten können je nach Verkehrsmittel pauschal oder mit den tatsächlichen Kosten berücksichtigt werden.
- Private Mitveranlassung bei Dienstreisen
Ist die Reise sowohl betrieblich als auch privat veranlasst, kommt es auf das Verhältnis an.
Bei einer privaten Mitveranlassung von < 10% bleiben die Kosten der Dienstreise in vollem Umfang als Betriebsausgabe abziehbar (sog. untergeordnete Mitveranlassung). Im umgekehrten Fall – einer betrieblichen Veranlassung von < 10% – sind die Kosten der Reise vollständig nicht abziehbar.
Bei einer privaten Veranlassung von über 10% können die Kosten aufgeteilt werden, sodass der berufliche Anteil als Betriebsausgaben abgezogen werden kann. Ein sachgerechter Aufteilungsmaßstab stellt dabei das Verhältnis der privaten und betrieblichen Zeitanteile dar (z.B. drei Tage Fortbildung bei sieben Tagen Aufenthalt).
/// Praxistipp
Wie den Darstellungen und Beispielen entnommen werden kann, ist jeder Einzelfall von steuerlichen Feinheiten geprägt und bedarf infolgedessen einer sorgfältigen Prüfung. Grundsätzlich gilt: Wer viel reist, sollte prüfen lassen, welcher steuerliche Weg der individuell Sinnvollste ist.
– AUTORIN
Elena Frietsch
DiplomFinanzwirtin
– KONTAKT
Erbacher, Lyck+Pätzold Steuerberatungsgesellschaft mbH
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– AUTOR
Christian Erbacher, LL.M.
Rechtsanwalt, Fachanwalt für Medizinrecht
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