E-Rechnung – Was ändert sich für Zahnärzte

Die E-Rechnung – Was ändert sich für Zahnärzte und wie Sie sich optimal vorbereiten

In den kommenden Jahren wird die E-Rechnung ein zentrales Thema für Unternehmen in Deutschland, auch für den Dentalbereich. Denn ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung (mit Übergangsregelungen bis 2028) zur Pflicht für den inländischen Zahlungsverkehr von Unternehmen zu Unternehmen (Business to Business – B2B).

Felix Roth, M.Sc. & Christian Erbacher, LL.M.

 

Diese Maßnahme zielt vor allem darauf ab, Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen und die Digitalisierung voranzutreiben. In diesem Artikel erfahren Sie, was Zahnärzte über die E-Rechnung wissen müssen und wie sie sich darauf vorbereiten können.

 

/// Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein digitales Dokument, das nicht nur maschinell lesbar ist, sondern auch automatisiert verarbeitet werden kann. Sie unterscheidet sich von einfachen PDF-Dokumenten durch das strukturierte Datenformat, das zur reibungslosen Integration in Buchhaltungssoftware und andere Systeme beiträgt. Gängige Formate in Deutschland sind die XRechnung und ZUGFeRD 2.0.

• PDF: Das Portable Document Format ist ein Dateiformat, das zum elektr. Austausch von Dokumenten verwendet wird. Es ist nicht bzw. nur bedingt maschinell lesbar und beinhaltet kein strukturiertes Datenmodell zur elektronischen automatisierten Weiterverarbeitung.
• ZUGFeRD 2.0: Ein hybrides Datenformat, das den Sichtbeleg zur visuellen Darstellung und die eingebettete strukturierte XML zur elektronischen Weiterverarbeitung in einem Format enthält.
• XRechnung: Speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt und vollständig maschinell verarbeitbar.

 

/// Einführung und Übergangsfristen

Die schrittweise Einführung der E-Rechnung erfolgt in drei Stufen:

1. Ab 01.01.2025: Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Zwar dürfen in den ersten zwei Jahren Papierrechnungen versendet werden, aber alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Andere elektronische Rechnungsformate, wie z.B. PDF dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
2. Ab 01.01.2027: Alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von > 800.000 EUR müssen verpflichtend im B2B-Geschäft E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem geringeren Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige E-Rechnungen ausstellen.
3. Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden.

 

/// Vorteile der E-Rechnung für Zahnärzte

Die Umstellung auf die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, die insbesondere für Dentalpraxen relevant sind:

• Zeitersparnis und Effizienz: Durch die maschinelle Verarbeitung von Rechnungsdaten entfällt die manuelle Eingabe, was Fehler reduziert und den Workflow beschleunigt.
• Kostensenkung: Die papierlose Abwicklung spart Druck- und Versandkosten und reduziert den Verwaltungsaufwand.
• Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papierrechnungen trägt zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei.

 

/// So bereiten sich Zahnärzte optimal vor

1. Ausgangsrechnungen: Auch wenn die Pflicht zum ausschließlichen Versand von E-Rechnungen noch nicht zum 01.01.2025 zur Pflicht wird, sollten Sie frühzeitig Ihren Praxis-Software Hersteller ansprechen, um die Kompatibilität sicherzustellen.
2. Eingangsrechnungen: Auf der Eingangsseite herrscht hingegen akuter Handlungsbedarf, da Sie ab dem Jahreswechsel nicht mehr verhindern können, dass Ihnen E-Rechnungen auch ohne visuell lesbares Zusatzdokument zugestellt werden und anschließend von Ihnen verarbeiten werden müssen.

Tipp: Sprechen Sie Ihren Steuerberater an. Digital ausgerichtete Kanzleien sind bereits gut vorbereitet und stellen Ihnen Verarbeitungsplattformen, wie z.B. Datev Unternehmen Online zur Verfügung. Damit stellen die Kanzleien für ihre Mandanten die Lesbarkeit der Eingangsrechnungen und deren Weiterverarbeitung sicher. Damit wird Ihnen der zwingende Handlungsbedarf ggf. vollständig abgenommen.

1. Schulung des Teams: Die E-Rechnung wird bestimmte Prozessabläufe, wie z.B. die Rechnungsprüfung verändern, so dass Sie zunächst den Prozess umstellen und anschließend die relevanten Mitarbeiter schulen müssen.
2. Archivierung und Compliance: Sorgen Sie für eine revisionssichere Archivierung Ihrer E-Rechnungen gemäß den GoBD-Vorgaben. Auch diese Aufgabe kann von gut vorbereiteten Buchhaltungssoftwaren abgedeckt werden.

 

/// Fazit

Die Umstellung auf die E-Rechnung wird zunächst einen administrativen Mehraufwand verursachen, bietet jedoch gleichzeitig auch Chancen zur Optimierung der Rechnungsprozesse in der Praxis. Für Praxen, die bisher noch nicht auf Digitalisierung gesetzt haben, werden nun gezwungen sich dem Thema anzunehmen. Sehen Sie es als Chance, dass Sie mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Tools die Effizienz Ihrer Praxis steigern und gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

 

– AUTOR
Christian Erbacher, LL.M.
Rechtsanwalt, Fachanwalt für Medizinrecht

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